ℹ️ Änderungen Meldegesetz ab 01.01.2025 (Deutschland)
Mit dem Bürokratie-Entlastungsgesetz hat die Bundesregierung am 26. September 2024 in Deutschland die Meldescheinpflicht für inländische Gäste zum 01.01.2025 abgeschafft.
Durch die Änderung ergeben sich zahlreiche Fragen, die aktuell noch nicht vollständig geklärt sind. In diesem Artikel möchten wir Ihnen eine Einschätzung sowie eine Handlungsempfehlung geben.
Durch die Abschaffung der Pflicht für inländische Gäste, einen Meldeschein auszufüllen, stehen Beherbergungsbetriebe vor der Frage, wie sowohl der Vor-Ort-Check-in als auch der Online-Check-in zukünftig zu gestalten ist.
Grundsätzlich ist anzumerken, dass in Regionen, in denen eine Kurtaxe, Citytax, Beherbergungssteuer oder Übernachtungsabgabe erhoben wird, die auf personenbezogenen Merkmalen basieren (wie Alter des Gastes, Behinderungen, Reisezweck, etc.), in den meisten Fällen weiterhin detaillierte Daten zu jedem Reisenden erhoben werden müssen. In diesen Gemeinden besteht aufgrund der lokalen Satzung die Verpflichtung, bei Kontrollen die entsprechenden Personenmerkmale vorweisen zu können. Ausnahmen bilden hier nur Gemeinden, in denen die lokalen Abgaben rein zimmerpreisbasiert erhoben werden.
Gemeinden, in denen keine lokalen Abgaben erhoben werden, stehen nun vor der Frage, ob und wie Daten weiterhin erhoben werden können.
Aktuell noch unklar ist, wie definiert wird, was als inländischer Gast und als ausländischer Gast zu werten ist. Ob ein Gast mit deutschem Ausweis, aber ausländischem Wohnsitz ein ausländischer Gast oder ein Gast mit ausländischem Pass, aber inländischem Wohnsitz ein inländischer Gast ist, muss noch beantwortet werden.
Die Grundlage der kurzfristigen Beherbergung ist grundsätzlich der Beherbergungsvertrag. Wann der Beherbergungsvertrag rechtlich gültig zustande kommt, wird in der Regel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Hotels definiert und kann nicht pauschal beantwortet werden. Wir empfehlen, diese bei Unklarheiten zu prüfen und sich gegebenenfalls von einem Rechtsanwalt beraten zu lassen. Die Verbände DEHOGA und IHA bieten hier auch fertige Vorlagen für ihre Mitglieder an.
Bei Onlinebuchungen über Plattformen wie Booking.com, Expedia, HRS usw., die bei den meisten Häusern mittlerweile den Großteil der Buchungen ausmachen, kommt der Beherbergungsvertrag in den meisten Fällen durch die Buchung des Gastes zustande.
Der Einfachheit halber gehen wir im weiteren Text von einem rechtsgültigen Beherbergungsvertrag aus.
Bei der Vertragserfüllung des Beherbergungsvertrags kommt es zur Bereitstellung der gebuchten Zimmer sowie ggf. weiterer gebuchter Leistungen. Dies bedingt, dass dem Gast ein werthaltiges Anlagegut – das Hotelzimmer – zur Verfügung gestellt wird und ihm Zutritt zu einigen öffentlichen Bereichen des Hotels gewährt wird. Daraus resultiert ein grundsätzliches Risiko, dass Gäste die ihnen überlassene Sache nicht ordnungsgemäß behandeln und ungewollt oder vorsätzlich Beschädigungen verursachen.
Gemäß DSGVO muss jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten mindestens eine der in Artikel 6 genannten Bedingungen erfüllen. Dies kann, entgegen der weitverbreiteten Meinung, nicht nur die Zustimmung der betroffenen Person sein, sondern auch die in DSGVO Artikel 6 Absatz 1 Punkt b genannte Vertragserfüllung:
„Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.“
Aufgrund des grundsätzlichen Risikos, bei Beschädigungen auf entstehenden Kosten sitzen zu bleiben, dürfte sich argumentieren lassen, vor der Bereitstellung der Zimmer entsprechend die Daten des Gastes erheben zu müssen. Dies steht im Einklang mit anderen Branchen, in denen werthaltige Anlagegüter für einen zeitlich begrenzten Zeitraum an Mieter überlassen werden, wie z. B. Autovermietungen. Auch hier besteht keine gesetzliche Verpflichtung, einen Meldeschein auszufüllen, jedoch wird kein Autovermieter ein Fahrzeug ohne die Erhebung der Personendaten überlassen.
Wir empfehlen daher – sofern noch nicht vorhanden – Ihre Datenschutzerklärung dahingehend zu ergänzen, dass die Verarbeitung von Daten auf Basis von DSGVO Artikel 6 Absatz 1 Punkt b erfolgt.
Weiterhin hat das Bundesamt für Statistik bereits kommuniziert, dass auch weiterhin Daten für die monatliche Beherbergungsstatistik zu erheben und monatlich abzugeben sind.
Auch sind – bis auf wenige Ausnahmen für Kleinstunternehmer – Hotels umsatzsteuerpflichtig und somit zur Rechnungserstellung gemäß § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verpflichtet. § 14 Absatz 4 UStG verpflichtet Unternehmer dazu, den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers auf Rechnungen auszuweisen. Eine Ausnahme gilt für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Gleichwohl fordern Firmenkunden auch bei Kleinbeträgen in der Regel detaillierte Rechnungen.
Auch wenn es im täglichen Hotelbetrieb durchaus Rechnungen unter dieser Grenze für Privatkunden gibt, dürfte es unstrittig sein, dass Hotels sich bei der Begründung der Datenerhebung zusätzlich auf DSGVO Artikel 6 Absatz 1 Punkt c berufen können:
„Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.“
Fazit:
Für den persönlichen Check-In am Front Desk kann es ab 01.01.2025 für Gäste mit deutschen Ausweis und Wohnsitz in Deutschland Erleichterungen geben, insofern keine lokale Abgabe erhoben wird, die auf Basis von personenbezogenen Daten berechnet wird. Letztlich obliegt die Entscheidung, ob auch in diesen Fällen auch weiterhin Daten erhoben werden dem Hotelier selbst. Eine Begründung der Datenerhebung im Sinne der DSGVO ist auch weiterhin möglich.
Ohnehin werden in der Praxis in den meisten Häusern die im Meldeschein abgefragten Datenkategorien bereits im Buchungsprozess abgefragt.
Für Online- oder Kiosk-Check-in-Lösungen ergeben sich im Moment keine Änderungen. Hoteliers sollten jedoch prüfen ob in digitalen Lösungen nur wirklich notwendige Daten abgefragt werden. Für die bislang im Meldeschein abgefragten Datenkategorien lässt sich auch mit Wegfall der Meldescheinpflicht für inländische Gäste eine Datenerhebung rechtlich begründen. Anders sieht dies bei zusätzlichen Daten wie z. B. Emailadressen oder Telefonnummern, da diese nicht unmittelbar zur Vertragserfüllung notwendig sind ist hier davon auszugehen, das eine eindeutige Zustimmung des Gastes erfolgen muss.
Der Online Check-In in 3RPMS erfüllt diese Vorraussetzungen. Wir empfehlen jedoch Ihre Datenschutzerklärung entsprechend anzupassen und in die Begründung der Datenerhebung die beiden Punkte Artikel 6 Absatz 1 Punkt b und c aufzunehmen.
Artikel 6 Absatz 1 Punkt b DSGVO
"Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist.Artikel 6 Absatz 1 Punkt c DSGVO
"Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.“